クリスマスぐらいこんな仕事から解放されては？

冬も深まり始める１２月の師走ですよね。
１２月のビックイベントといえば、なんと言ってもクリスマス。
クリスマスと言えば恋人達にとっては
今も昔も重要なイベントのひとつですよね。
で、やはり一緒に優雅な食事を楽しみたいとなれば
2人でホテルを予約して静かなホワイトクリスマスをゆっくりと楽しみたいですよね。
その気持ちはとても理解することができます。

ですが、どうやら話しによりますとクリスマスのホテルで
「キャンセル率」が以上に高いそうですよ。
話による３～４割という高さだそうです。

こうなると、キャンセルの電話を応対するホテル側の従業員は
本当に大変そうですね。
ひっきりなしに電話が掛かってきて、それの対応ができないと
お客様からクレームを頂くことになりそうです。

そんなホテルの皆さんにオススメさせていただきたいのが
電話代行というサービスです。
電話の代行。と言う言葉からも分かるように電話を代わりに受けてくれるもので
忙しい時期にはなんとも頼もしいサービスといえます。

クリスマスシーズンだけでなく、忙しくなり、従業員の手も足りなくなる
年末年始まで電話の受付を電話代行サービスに任せてみてはいかがでしょうか。

電話代行で機会喪失を防ぐ

ある起業家は自身の会社について友人などに意見を求めたところ「連絡がつきにくい」と言われたそうです。

電話を携帯に転送するようにしていたそうですが、留守番電話に切り替わったり、電波状態が悪かったりすると通話に支障をきたしますし、他の顧客との面談中などは応答したくても出来ない場合があり、理由はどうであれ、タイムリーに連絡がとれないとイメージが悪くなるということになり電話代行を利用することにしたそうです。

特に初めて電話をかけてきた顧客に応対出来ないと、会社を過小に評価されたり不信感さへ抱かれる場合がありますので、いつでも電話に応対でき、顧客からの電話を取りこぼしなくビジネスにつなげて行く事が大切ですか、電話代行のサービスはうってつけです。

電話代行を利用するようになってからは顧客対応にとりこぼしがなくなり、ビジネスの機会喪失を防ぐことに役立っているようです。
しっかりしたスタッフが応対してくれるので安心感があり外出時にも不安がなくなり、ビジネスに専念できるようになったそうです。

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電話代行の常套句

電話には、良く使われる「常套句」というものがあります「決まり文句」のことですが、電話代行スタッフの電話対応では自然な流れで口にされるものです。

「いつもお世話になっております」
電話をかけるとき、こちらが名乗ったあとに続けて言いますし、受ける際にも、相手が名乗ったら、礼儀として使います。

「恐れ入りますが～でしょうか」
確認、尋ねる、質問する、依頼・お願いするときなどは「恐れ入りますが」ときりだします。

「許可を求めたり感謝の気持ちを表すとき」
少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？
折り返しお電話を差し上げるということでよろしいでしょうか？
貴重なお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
本日は長々とお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
貴重なお話を頂きありがとう御座いました。


気配りに関することも大事です、もし時間がかかりそうな案件であれば「少々、お時間を頂いてよろしいでしょうか」と確認すべきですし、折り返しの電話を申し出る際には「おおよその時間」を伝えるべきです「後ほど」と言われても、個人によって解釈は違ってきます。

電話代行では気配りも必要になるのです。

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電話代行サービスの選びかた

電話代行や秘書代行というサービスがビジネスとして始まってから、それほど歴史が深いわけではありません。
それでもやはり仕事を依頼するとしたら、まだ年数の浅い会社より創業年数がある会社の方が選ばれることが多いです。

創業年数が長い会社ということは安心もあり、実績もあります。
ただ電話取り次ぎ業務だけのサービスでは今は生き残れないです。
低価格で高品質というのは当たり前。長く継続してもらえるよう、満足いかなかった場合には全額返金するといった提示をしたり、よりクオリティの高いサービスが求められてきています。

一定期間の無料お試し期間を設けたり、初期費用を無料したり初めて電話代行サービスを利用する人にも安心して頼みやすくする工夫などがされています。
サービスの中に、留転送電話サービスを利用して留守中にかかってきた電話を代わりに受け、用件をすぐに報告する「電話転送サービス」や、電話番号を貸し出しし、その番号にかかってきた電話を応対する「バーチャルオフィスサービス」など様々な工夫を凝らし成長しています。

電話代行サービスを選ぶポイントとして、創業年数だけでなくその他のサービスというのも考えに入れておくといいですね。