電話代行で機会喪失を防ぐ

ある起業家は自身の会社について友人などに意見を求めたところ「連絡がつきにくい」と言われたそうです。

電話を携帯に転送するようにしていたそうですが、留守番電話に切り替わったり、電波状態が悪かったりすると通話に支障をきたしますし、他の顧客との面談中などは応答したくても出来ない場合があり、理由はどうであれ、タイムリーに連絡がとれないとイメージが悪くなるということになり電話代行を利用することにしたそうです。

特に初めて電話をかけてきた顧客に応対出来ないと、会社を過小に評価されたり不信感さへ抱かれる場合がありますので、いつでも電話に応対でき、顧客からの電話を取りこぼしなくビジネスにつなげて行く事が大切ですか、電話代行のサービスはうってつけです。

電話代行を利用するようになってからは顧客対応にとりこぼしがなくなり、ビジネスの機会喪失を防ぐことに役立っているようです。
しっかりしたスタッフが応対してくれるので安心感があり外出時にも不安がなくなり、ビジネスに専念できるようになったそうです。

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電話代行の常套句

電話には、良く使われる「常套句」というものがあります「決まり文句」のことですが、電話代行スタッフの電話対応では自然な流れで口にされるものです。

「いつもお世話になっております」
電話をかけるとき、こちらが名乗ったあとに続けて言いますし、受ける際にも、相手が名乗ったら、礼儀として使います。

「恐れ入りますが～でしょうか」
確認、尋ねる、質問する、依頼・お願いするときなどは「恐れ入りますが」ときりだします。

「許可を求めたり感謝の気持ちを表すとき」
少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？
折り返しお電話を差し上げるということでよろしいでしょうか？
貴重なお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
本日は長々とお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。
貴重なお話を頂きありがとう御座いました。


気配りに関することも大事です、もし時間がかかりそうな案件であれば「少々、お時間を頂いてよろしいでしょうか」と確認すべきですし、折り返しの電話を申し出る際には「おおよその時間」を伝えるべきです「後ほど」と言われても、個人によって解釈は違ってきます。

電話代行では気配りも必要になるのです。

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電話代行サービスの選びかた

電話代行や秘書代行というサービスがビジネスとして始まってから、それほど歴史が深いわけではありません。
それでもやはり仕事を依頼するとしたら、まだ年数の浅い会社より創業年数がある会社の方が選ばれることが多いです。

創業年数が長い会社ということは安心もあり、実績もあります。
ただ電話取り次ぎ業務だけのサービスでは今は生き残れないです。
低価格で高品質というのは当たり前。長く継続してもらえるよう、満足いかなかった場合には全額返金するといった提示をしたり、よりクオリティの高いサービスが求められてきています。

一定期間の無料お試し期間を設けたり、初期費用を無料したり初めて電話代行サービスを利用する人にも安心して頼みやすくする工夫などがされています。
サービスの中に、留転送電話サービスを利用して留守中にかかってきた電話を代わりに受け、用件をすぐに報告する「電話転送サービス」や、電話番号を貸し出しし、その番号にかかってきた電話を応対する「バーチャルオフィスサービス」など様々な工夫を凝らし成長しています。

電話代行サービスを選ぶポイントとして、創業年数だけでなくその他のサービスというのも考えに入れておくといいですね。

電話転送装置は便利

「電話転送装置」は便利なものです。
人間に代わって機械が応答してくれるもので、多くの会社が利用してますので、みなさんにも馴染みがあるものだと思われます。

ある会社の「お客様相談窓口」に電話をかけます。すると機械が応対してくれます。
「お電話ありがとう御座います。こちらは○○株式会社でございます。製品やサービスについては１を、○○に関してのご質問は２を・・」

そんな感じなのですが、少なからず、それだけでは解決できずに、最後には「オペ―レ―タ―にお繋ぎいたします」となります。
対応してくれるオペレーターは電話代行業者のスタッフが多いのですが、きちんとした製品・サービスについての知識も持っているし、応対姿勢もきちんとしているので安心です。

転送装置を使えばコストの削減に繋がりますから魅力的なのですが、以上のように満足できるレベルの装置は少ないと思われます。

電話代行業者を比較検討される場合には、こんなところもチェックした方が賢明かと思われます。

転送電話は企業だけでなくい一般家庭でも

「電話の転送」は企業のみならず、一般家庭でも利用されているサービスです。
事業所や個人宅に着信した電話を指定した番号に転送してくれるのですから、安心して外出することも出来ますし、緊急な要件などであれば即座に対応することも出来ます。

電話代行業者の基本サービスの一つなのですが、利用客のニーズに応じた、様々な形態がありますので、検討なさっているのであればサービスの詳細や仕組みについて話を聞いてみるとよいでしょう。

事業をなさっている方であれば、終業後には自身の携帯であるとか、自宅の電話に転送設定することにより対応することが容易になりますし、顧客からの印象も良くなることと思います。

グローバル社会ですから、海外に赴くことも多いかも知れませんが、業者によっては「ローミング」を活用することによって、海外の電話にでさへも転送できることがあります。

「低価格で、非常に便利」な電話代行の転送サービスです。

テレマーケティング（アウトバウンド）

アンケートの回答を求めたり、通信媒体やＤＭを介して勧誘にあたる業務のことです。
前提として、当該サービス・製品が魅力的で、メリットのあるもの、消費者に利得をもたらすものでなければなりません。

その上で・・
需要のないところに、供給しようとしても困難であると認識した方が良いでしょう。

どんなに生きのいい餌をつけようが、風呂では魚は釣れません。
ターゲット（年齢や性別、居住地域など）を定め、効果的な広報活動をすることが基本
だと感じますし、それを誤ると、迷惑なだけです。


一方、消費者（顧客）の視点では。

・製品（サービス）に対してニーズがあること
・内容が具体的で信頼性があり、矛盾がないこと
・製品（サービス）などが、実生活のなかで具現性がありイメージし易いこと
・担当者の人柄・熱意が感じられるかどうか

どちらかと言えば、人間的感情が、先に立つようです。
意味のないＤＭや勧誘は、時間・お金の無駄・・さらに顧客の反感を招き兼ねません。


顧客の心に響くような「アウトバウンド」であれば、成功は間違いないでしょう。

テレマーケティング（インバウンド）

「インバウンド」とは、
コールセンターのような「顧客からの問い合わせなどに回答する業務」のことです。

日々、顧客からは様々な問い合わせやら、要望、苦情などが寄せられることでしょう。
それぞれに対して、正確で誠実な回答をすることが重要です。

そのためには、自社の製品やサービスについての知識が不可欠になります。

さらに言えば、顧客は、様々なところで情報を得ていることも予想されますので、どの
ような申し出に対しても柔軟な姿勢で臨めることが要求されるでしょう。


お問い合わせをくださる方は「見込み客」です。
対応によって結果が左右されることも考えられますから、慎重な対応が必要です。
自社の製品、サービスについて十分な知識を習得し、誠心誠意で回答する姿勢が重要かと思われます。あやふやな事は言わす、判らなければ、調べて正確な情報を伝えるのがいいでしょう。

顧客の立場からすれば・・

商談・取引というものは、信頼関係なくしては成立しません。代行業者は仲介役。
率直な意見交換のもとで、ともに成長できる道を歩みましょう。

依頼企業、業者、顧客のそれぞれにメリットがあれば、価値のある「インバウンド」
ですね。